Piano di lavoro, strumenti e organizzazione

Il sogno di ogni freelance: scrivania perfettamente ordinata e documenti in ordine alfabetico. Secondo te esiste? Secondo me no, ma oggi ti racconto di come io organizzo il mio lavoro e quali sono gli strumenti che trovi sul mio piano di lavoro.

Se dovessi riassumere il mio piano di lavoro, gli strumenti che utilizzo e le modalità di organizzazione con tre parole?

1. Bianco e colore

Sono un’ amante del bianco, di Ikea e del minimal, infatti tutto quello che trovi nel mio ufficio è così: scrivania rigorosamente bianca come del resto i faldoni e i porta documenti.

Il colore invece lo uso ma così: ogni progetto e quindi ogni cliente ha un suo colore di riferimento, questo perché, seguendo più progetti contemporaneamente, mi aiuta a colpo d’occhio a gestire tutti i fogli che ho in giro per lo studio e casa.

Se ‘Marco’ ha come riferimento l’azzurro, ‘Francesca’ ha il giallo e ‘Ramona’ ha il rosso, non c’è rischio di sbagliarsi in nessun modo e tutto quello che è su carta e quindi su un determinato colore, viene riportato anche a pc: il colore della cartella, le scadenze sul calendario, etc etc.

2. Pochi ma buoni

Anche in questo caso, il minimalismo è la chiave di tutto, non ho grandi strumenti ma solo il minimo indispensabile che mi da modo di organizzare il lavoro. Punto fermo del mio lavoro è il computer, fisso nello studio che ho in casa e portatile se sono via per qualche trasferta.

L’ agenda utile per segnare appuntamenti e scadenze e solitamente si tratta di una copia cartacea di quello che ho sempre con me sul calendario di Google. Una penna e una matita per segnare sul block notes la lista delle cose da fare giorno per giorno e le eventuali urgenze arrivate via telefono; e un pennarello che mi da l’ok sulle cose già fatte.

Altro strumento utile per pianificare il mio lavoro e nel dettaglio le scadenze periodiche è Trello, dove inserisco piccole voci che controllo ad inizio settimana e mi danno la possibilità di non dimenticare ad esempio di fatturare un servizio periodico ai miei clienti!

3. Riordino!

Finita la settimana mi dedico al riordino. Non so te ma ogni giorno muovo fogli, post-it, liste di cose da fare e cose fatte e prototipi di prodotti se mi sto occupando di grafica e stampa.

Ogni pomeriggio, staccato il lavoro faccio un ordine approssimativo ma poi prima del fine settimana sistemo tutto, per arrivare lunedì in ordine e non avere già confusione davanti ai miei occhi. In questo mi aiuto con un porta documenti bianco (dicevamo del mio amore per il bianco?!) dove ho quattro macro categorie che mi aiutano a organizzare tutto: amministrazione, lavori in corso, lavori da iniziare, altro.

La mia parola d’ordine è: semplicità!

Mi conosco bene e so di essere una persona disordinata nella vita, per questo quando si tratta di lavoro cerco di non avere troppe cose fra le mani e di essere più “minimal” possibile, questo per non perdermi e continuare a lavorare senza problemi.

Tu invece? Sul tuo piano di lavoro cosa c’è? Il lavoro come lo organizzi? Se ti va di parlarmene, commenta questo articolo nel box qui sotto!

Photo: Joanna Kosinska on Unsplash

Federica Campanaro
Federica Campanaro
Mi chiamo Federica e sono una grafica e web designer freelance di Bologna. Il mio lavoro è quello di aiutare freelance e piccoli imprenditori a creare la propria identità grafica e web. Puoi scrivermi se hai bisogno di informazioni.
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